Gmail ใน G Suite แตกต่างจากบริการ Gmail ฟรีอย่างไร

ในปัจจุบันการทำธุรกิจผ่านโลกออนไลน์เป็นอะไรที่ง่ายขึ้นกว่าเดิมมาก และแน่นอนว่าในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้านอกจากจะใช้โซเชียลมีเดียแล้ว การมี Email ในการติดต่อธุรกิจกันก็เป็นสิ่งจำเป็นไม่แพ้กัน

ซึ่งหลายธุรกิจอาจจะยังใช้ฟรีอีเมลของ Gmail เช่น sale@gmail.com, staff@gmail.com หรืออาจจะมีการสร้างจากฟรีอีเมลอื่นที่ให้บริการ

แต่แน่นอนเมื่อธุรกิจคุณเริ่มเติบโต ความน่าเชื่อถือเป็นสิ่งที่จำเป็นที่ขาดไม่ได้ เริ่มจากพื้นฐานก็คืออีเมลในการติดต่อนั่นเอง เช่น ถ้าอีเมลของคุณเปลี่ยนเป็น sale@dmit.com , staff@dmit.com ย่อมดูดีและน่าเชื่อถือกว่าแบบฟรีอีเมลแน่นอน

ซึ่งถ้าวันนี้คุณมีความคุ้นเคยกับการใช้ฟรี Gmail อยู่แล้ว มันเป็นเรื่องที่ง่ายมากที่ธุรกิจของคุณจะย้ายมาใช้ G Suite เพราะการใช้งานเหมือนเดิม ทำให้ไม่ต้องเปลี่ยนพฤติกรรมหรือเรียนรู้ใหม่ให้เสียเวลา และจริง ๆ แล้วหลายท่านอาจยังไม่ทราบว่า G Suite ไม่ได้มีแค่ Gmail อย่างเดียวเท่านั้น

ภายใต้ account ที่ได้รับนั้นยังมีเครื่องมือมากมายที่พร้อมจะช่วยให้การทำธุรกิจเป็นเรื่องง่าย เช่น Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Drawings, Google My Maps, Google Group, Google Photos, Google Sites และยังมีอีกมากมาย

ส่วนในการเลือกใช้งานให้เหมาะสมกับธุรกิจนั้น ปัจจุบัน G Suite มีให้เลือกอยู่ด้วยกัน  3 เวอร์ชั่นด้วยกัน

1. G Suite Basic
2. G Suite Business
3. G Suite Enterprise

ซึ่งถ้าวันนี้คุณเป็นเจ้าของโดเมนเนมอยู่แล้ว ไม่ว่าจะด้วยจดมาเพื่อทำเว็บไซต์ก็ตาม หรือจองชื่อไว้ก่อนแล้ว  เช่น มีชื่อโดเมน dmit.com โดยชื่อนี้อาจจะไปทำการจดทะเบียนไว้กับผู้ให้บริการจดโดเมน เช่น Godaddy, Register.com หรือรายอื่น ๆ ยิ่งเป็นการง่ายเพราะคุณเพียงแค่นำข้อมูลโดเมนนั้นๆ มาทำการติดตั้งให้เข้ากับ G Suite เวอร์ชั่นที่คุณต้องการ

เขียนมาซะยาวเลย เราไปดูประโยชน์เพิ่มเติมอีก 16 ข้อกันดีกว่า ว่าทำไมเราควรย้ายจากฟรี Gmail  ไปเป็น G Suite กันดีกว่า

1.ความเป็นเจ้าของใน email account

บริษัทควรเป็นเจ้าของในทุก email account ไม่ใช่พนักงาน นั่นหมายความว่า ถ้าวันใดวันนึง พนักงานเกิดลาออก ข้อมูลใน email ทั้งหมดจะยังอยู่ในบริษัท คนที่เป็นผู้ดูแลระบบเพียงแค่เปลี่ยนรหัสผ่าน หรือ ทำการโอนความเป็นเจ้าของ account ไปให้กับคนที่รับหน้าที่แทน

เขาก็จะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทั้งหมด ลองนึกเหตุการณ์ดูว่า ถ้าเกิดว่าเราให้พนักงานใช้ gmail ส่วนตัว แล้วเขาลาออกไปทำงานกับคู่แข่ง ข้อมูลการติดต่อกับลูกค้า และ ข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ก็ตามพนักงานคนนั้นไปด้วย ไม่ดีเลยใช่ไหม

2. ความเป็นเจ้าของไฟล์งาน

ไฟล์งาน Google Docs, Sheets, Slides และอื่นๆ ที่พนักงานสร้างภายใต้ G Suite account เจ้าของไฟล์ก็ควรจะเป็นบริษัทไม่ใช่พนักงาน

บริษัทอาจจะออกกฎระเบียบเพิ่มเติมให้ทำการเก็บข้อมูลงานทั้งหมดไว้บน Google Drive ซึ่งถ้าใครมีการทำงานหรือเก็บงานบนเครื่องส่วนตัวก็ควรจะให้ทำการ Backup งานขึ้นไปเก็บไว้บน Google Drive ด้วย ไม่ว่าจะเป็น pdf, word, excel , powerpoint หรือไฟล์งานประเภทอื่นก็สามารถเก็บบน Google Drive ได้

ดังนั้นถ้าวันใดวันนึง พนักงานลาออก ก็จะทำให้ข้อมูลอยู่ภายใต้ความควบคุมของบริษัท ไม่ได้ติดตามพนักงานออกไปด้วย

3. แชร์งานให้กันง่ายมาก

มันเป็นอะไรที่ง่ายมากในการแชร์งานเอกสารต่างๆ ร่วมกันในทีมเมื่อทุกคนใช้ G Suite account เช่น ถ้าคุณอยากแชร์เอกสารข่าวประกาศของบริษัทให้พนักงานทุกคนเปิดเข้ามาอ่านได้อย่างเดียว ก็เพียงแค่เข้าไปใส่ชื่อกลุ่มอีเมลที่ต้องการและกำหนดสิทธิให้สามารถอ่านได้อย่างเดียว  ไม่กี่คลิ๊ก ก็เสร็จแล้ว

4. สร้างอีเมลแบบกลุ่มเพื่อใช้ส่งไปตามแผนกที่ต้องการได้

ในบางครั้งเราต้องการจะส่งอีเมลหาพนักงานหลายคน การจะมานั่งใส่ อีเมลทีละคนก็เป็นอะไรทีเสียเวลามาก ดังนั้น G Suite จึงมีความสามารถที่จะสร้างอีเมลเป็นกลุ่มตามต้องการได้ ต้วอย่างเช่น จะส่งอีเมลถึงทุกคนในทีม sale  ในครั้งแรกก็แค่สร้างอีเมลกลุ่มชื่อ sale@dmit.com  และนำรายชื่อพนักงานในแผนก sale มาเข้ากลุ่มนี้ไว้ทั้งหมด

จากนั้นเราก็สามารถส่งอีเมลไปที่ sale@dmit.com ได้เลย แล้วสมาชิกที่อยู่ในกลุ่ม sale ไม่ว่าจะเป็นคนเก่าหรือคนใหม่ที่เราเพิ่มชื่อเข้ามาในกลุ่มก็จะได้รับอีเมลพร้อมกันทุกคน

หรือจะเป็นการใช้ร่วมกับระบบการให้บริการลูกค้า (Customer service system) เช่น Salesforce ก็สามารถผูกรวมใช้ด้วยกันได้ ซึ่งการสร้างอีเมลเป็นกลุ่มนี้ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม บริษัทสามารถสร้างได้ตามความต้องการ

5. สร้างชื่ออีเมลย่อยเพิ่มเติมได้หลากหลาย

ในทุก G Suite account ที่พนักงานได้รับไปนั้นยังมีความสามารถสร้างชื่ออีเมลย่อย(email aliases) ได้หลากหลายเพื่อความง่ายต่อการใช้งานเวลาติดต่อกับลูกค้า ตัวอย่าง เราอาจจะมีอีเมลหลักที่อาจจะเป็นชื่อยาว เช่น SomsriDeeSamer@dmit.com เวลาแจกนามบัตรให้ลูกค้าบางทีลูกค้าก็จำไม่ได้หรืออาจจะทำให้พิมพ์ผิดได้

ซึ่งในกรณีนี้เราก็สามารถสร้าง email aliases ให้สั้นลงได้ด้วย โดยสามารถสร้างได้หลากหลายชื่อ เช่น Somsri@dmit.com , Som@dmit.com, Sri@dmit.com เวลาบอกลูกค้าก็ทำให้ง่ายในการจดจำและติดต่อสื่อสารกัน

6. สามารถใช้ Microsoft Outlook เป็น email client ได้

ในบางบริษัทพนักงานอาจจะคุ้นเคยกับการใช้ Microsoft Outlook ในการใช้งานอีเมล เรื่องนี้ไม่ต้องเป็นห่วง เพราะ Google ได้จัดเตรียม Google Apps Sync for Microsoft Outlook ซึ่งจะช่วยทำการ Sync email, calendar และ contacts ต่าง ๆ จาก G Suite และ Microsoft Outlook ให้เท่ากัน ทำให้การใช้งานเป็นไปได้อย่างราบลื่น

7. มีพื้นที่เก็บข้อมูลให้แบบไม่จำกัด